De afgelopen jaren heeft Aestate een groot aantal verschillende organisaties begeleid in hun transitie naar een flexibeler gebruik van de werkomgeving. Onze werkzaamheden variëren in deze trajecten van het ontwikkelen van het concept tot en met het implementeren ervan. Thema’s die vrijwel altijd aan de orde komen bij het ontwikkelen van flexibele concepten zijn de principes en consequenties van de niet-persoonsgebonden werkplek, de zonering in een gebouw, diversiteit aan werkplekken en de te hanteren normering. Bij de implementatie draait het veelal om gedrag en onderlinge afspraken.


Het creëren en implementeren van een passende, flexibele werkomgeving is één van onze specialismes. We zeggen te weten hoe het zit! Maar weten we dit werkelijk? De proof of the pudding is in the eating, dus: hoe zijn we zelf eigenlijk gehuisvest? Ons kantoor is te zien als een proeftuin voor flexibel werken. De ervaringen die wij zelf opdoen, bieden ons een waardevolle spiegel voor onze adviezen.

Er zijn een paar basisspelregels die ten grondslag liggen aan het gebruik van ons kantoor. Zo kennen we geen persoonsgebonden werkplekken, clean desk staat hoog in het vaandel en hebben we ieder één plank in een kast als archiefruimte. Inmiddels is ook onze digitale werkomgeving passend gemaakt aan onze manier van werken. Niet alleen zijn onze documenten overal toegankelijk, ook kent het digitale archief een heldere en eenduidige structuur en is het mogelijk samen in documenten te werken. Feitelijk is hiermee tijd en locatie onafhankelijk werken volledig mogelijk gemaakt.

Ook onze voorzieningen zijn passend: iedereen heeft een laptop en een mobiele telefoon. En evenals binnen onze opdrachten onderscheiden we verschillende werkplekken.

Basiswerkplek:

Dit is een volwaardige werkplek, uitgerust met een telefoon, een beeldscherm, toetsenbord en muis. Op deze manier zijn de laptops eenvoudig aan te sluiten. De basiswerkplekken zijn in hoogte verstelbaar en voldoen aan de arbo-eisen. In principe zijn de basiswerkplekken persoonsongebonden. Hoewel er in de dagelijkse praktijk een soort voorkeursverdeling bestaat. Zo zit één van de collega’s altijd aan een bepaalde zijde van het kantoor om zo buiten het bereik van de radio te zitten. Terwijl anderen juist zo dicht mogelijk bij de radio willen zitten. Er is één basiswerkplek waar onze projectassistente het eerste gebruiksrecht heeft. Deze werkplek is bijvoorbeeld ook uitgerust met een telefooncentrale voor de secretariële ondersteuning. Op dagen dat zij niet aanwezig is, wordt de werkplek gewoon door anderen gebruikt.

Gesloten werkplek:

Naast de basiswerkplekken zijn er twee gesloten werkplekken, met dezelfde voorzieningen op de etage. Deze werkplekken worden feitelijk pas gebruikt als de andere werkplekken bezet zijn. We kruipen graag bij elkaar om zaken met elkaar te delen. Dat is een duidelijk onderdeel van onze werkcultuur. Dus ongeacht of we geconcentreerd willen werken of niet, de voorkeurswerkplekken bevinden zich in de open kantoorruimte. De gesloten ruimten worden vooral gebruikt door mensen die gedurende de dag veel 1-op-1 overleg voeren of bijvoorbeeld langdurig een telefoongesprek voeren. Daarmee wordt voorkomen dat anderen tijdens het werken gestoord worden.

Aanlandplek:

Deze werkplekken zijn niet uitgerust met voorzieningen, maar zijn qua verstelbaarheid en afmeting volwaardige werkplekken. De aanlandplekken bevinden zich ook op de etage. Dit maakt dat deze werkplekken nauwelijks gebruikt worden. Indien alle werkplekken bezet zijn, geven onze mensen er de voorkeur aan om aan de grote tafel in het midden van de open kantoorruimte te werken.

Overleg- en pauzevoorzieningen:

We hebben een aparte vergaderruimte, deze biedt ruimte aan 6 mensen. De ruimte wordt vooral gebruikt voor overleggen met bezoekers of als er een vertrouwelijk gesprek gevoerd wordt. Als er meerdere overleggen tegelijk zijn, worden de gesloten werkplekken vaak ingezet voor overleggen. Voor bilateralen schuiven we liever bij elkaar aan de werkplek. Maar ook de grote tafel in de open kantoorruimte wordt voor overleggen in kleinere samenstellingen gebruikt. Stelregel bij het kiezen van de plek voor overleg is dat er van te voren wordt gevraagd aan collega’s of zij hinder ervaren als overleggen in de open ruimte plaatsvinden.

De grote tafel vormt het centrum van de open kantooromgeving op de begane grond. Niet alleen lunchen we met het team aan deze tafel, ook gebruiken we deze voor allerlei teamoverleggen. Daarnaast wordt deze tafel dus ook gebruikt als kleine overlegplek en aanlandplek. Kortom, de tafel vormt het dynamische middelpunt van ons kantoor.

Ons kantoor is onze thuisbasis

Het is voor ons niet nodig en zeker niet altijd praktisch om naar kantoor te komen. De voorzieningen maken tijd en locatie onafhankelijk werken mogelijk en onze agenda’s maken het vaak inefficiënt om naar kantoor te komen. Waarom doen we dit toch? Wat trekt ons aan in het kantoor van Aestate?

Het is een lichte en prettige ruimte om te werken en te verblijven. Het kantoor kent een contrasterende mix van een rustige uitstraling en een uitnodiging tot samenwerken. En juist daar zit het antwoord. We voelen ons als team met elkaar verbonden. Ons kantoor ondersteunt ons in onze persoonlijke, individuele werkstijl. Het is mogelijk om geconcentreerd te werken in de open ruimte. Terwijl het ook goed mogelijk is om in dezelfde ruimte samen te werken waardoor we geïnspireerd en gemotiveerd raken door elkaar.

Alle thema’s die aangesneden worden tijdens de ontwikkeling en implementatie van flexibele werkconcepten zijn ook in ons kantoor terug te vinden. De absolute succesfactor bij Aestate is dat er een open aanspreekcultuur heerst waardoor we eventuele knelpunten, ergernissen of hindernissen bespreekbaar maken en indien nodig aanpakken. Op deze manier wordt het mogelijk dat verschillende werkstijlen in één ruimte met dezelfde voorzieningen tot hun recht komen. Kortom, binnen Aestate is een juiste balans gevonden tussen Bricks, Bites en Behaviour, de drie basiselementen van flexibel werken.