De Rijksgebouwendienst (nu opgegaan in het Rijksvastgoedbedrijf) beheert de grootste vastgoedportefeuille van Nederland voor huisvesting van alle ministeries en daaraan verbonden organisaties en diensten, zoals de belastingdienst, de rechtelijke organisatie, gevangenissen, rijkswaterstaat en inspectiediensten. In totaal gaat het om circa 7 miljoen m2 bvo, oftewel 2000 gebouwen.

Problematiek/Uitdaging

Recente ontwikkelingen binnen de rijksoverheid om te komen tot een kleinere, effectievere overheid, hebben geleid tot een nieuwe visie op huisvesting. De tot dan toe gehanteerde “één departement, één gebouw” gedachte werd losgelaten en er kwam meer aandacht voor samenwerking en het denken vanuit concernbelang in zijn totaliteit. Een kleinere overheid heeft minder gebouwen nodig om haar werkzaamheden te verrichten maar hoe beslis je welke panden afgestoten kunnen worden? En welke organisatieonderdelen kunnen samen gehuisvest worden?

Aestate heeft de Rijksgebouwendienst in de periode van 2007-2011 ondersteund bij het opstellen van portefeuillestrategieën voor haar kantorenlocaties.

Duplo-sessies

Door de hoeveelheid aan gebouwen en diversiteit aan taken en verantwoordelijkheden, is deze opdracht een uniek vraagstuk. Ervoor zorgen dat de departementen passend ge(her)huisvest kunnen worden, bleek dan ook niet alleen een vastgoedtechnisch vraagstuk. Inzicht in de primaire processen van de organisaties en hun lange termijn ontwikkelingen was noodzakelijk om een match te kunnen maken tussen het huidige aanbod van gebouwen enerzijds en de toekomstige vraag naar werkplekken anderzijds. Hierbij werden er vertegenwoordigers van de diverse departementen betrokken bij de vastgoedkeuzes. Aan de hand van “duplo-sessies”, verwijzend naar het gebruik van duplo-blokken die de verschillende gebouwen vertegenwoordigen, werd de basis gelegd voor de keuze welke doorgerekende variant gewenst is en is er een portefeuille strategie ontstaan die toekomstbestendig is.

Resultaat

Voor Den Haag is een portefeuillestrategie opgesteld die reeds vertaald is in een masterplan. Dit masterplan definieert de verschillende projecten voor de komende jaren. In totaal is sprake van een besparing van 450.000 m2 bvo, wat gelijk staat aan een jaarlijkse besparing op huisvestingslasten van € 62 miljoen. De portefeuillestrategie voor `de rest van Nederland´ is in juni 2011 door de Ministerraad vastgesteld. Een jaarlijkse besparing van 610.000 m2 bvo ofwel € 70 miljoen op huisvestingslasten is hierdoor haalbaar.