‘Wat doen we met de locatie in Hilversum?’

Dat was de vraag die in 2004 gesteld werd door het CvB van de HKU, een toonaangevende kunsthogeschool. Met deze vraag is het programma herhuisvesting gestart. Dit programma wordt in 2017 afgerond met de ingebruikname van het pand Molenburg. Aestate heeft samen met de HKU de volgende werkzaamheden verricht:

Opstellen campusvisie.

Hogeschool voor de Kunsten (HKU) is toekomst- en vernieuwingsgericht en gelooft in het belang van het leggen van verbindingen tussen artistieke en creatieve processen en andere werkgebieden, disciplines en hybride beroepspraktijken. HKU wil haar studenten en medewerkers een stimulerende en ondersteunende leeromgeving bieden. In het instellingsplan 2013-2018 is verwoord dat HKU streeft naar een op kwaliteitsverbetering en continuïteit gericht huisvestingsconcept en actueel voorzieningenniveau. Samen met de directeuren heeft Aestate een campusvisie opgesteld. Uitgangspunten waren: de stad als podium, delen van hoogwaardige voorzieningen en streven naar synergie. Nieuwe verbindingen, nieuwe toepassingen nieuwe voorzieningen.

Vertaling van visie naar huisvestingsconcepten

Met de herhuisvesting streeft de HKU naar flexibele en toekomstvaste gebouwen. Om dit te bewerkstelligen, is door Aestate in samenwerking met de schooldirecteuren een huisvestingsconcept ontwikkeld waarin schools een eigen thuisbasis hebben en daarnaast zoveel mogelijk gezamenlijk gebruik maken van ruimten, voorzieningen en faciliteiten. Dit verhoogt de flexibiliteit en faciliteert verbindingen tussen schools. Het doel van de nieuwe huisvesting is er voor te zorgen dat schools meer gezamenlijke ruimten gaan gebruiken, er meer voorzieningen worden gedeeld, gebouwen ruimtelijk en functioneel verbeterd worden én er goed geoutilleerde werkplaatsen en voorzieningen voor onderzoek zijn voor de ontwikkeling van nieuwe technieken en toepassingen. Het nieuwe huisvestingsconcept heeft impact op het gebruik van en de ordening van ruimten binnen de panden. De herhuisvesting is dan ook sterk verweven met het roosterproces en de gebruikers. Fysieke omgeving, organisatie en gedrag komen hier in samen.

Lange termijn / Strategisch Huisvestingsplan

Om haar ambities waar te kunnen maken, streeft de HKU naar een ‘op kwaliteitsverbetering en continuïteit gericht huisvestingsconcept en actueel voorzieningenniveau’. In samenspraak met diverse betrokkenen heeft Aestate, in kaart gebracht hoe de huisvesting er idealiter uit zou moeten zien. Ook is de bestaande portefeuille beschreven waarbij onder andere functionele en financiële criteria als toetsingskader zijn gehanteerd. Door de bestaande portefeuille te confronteren met de beoogde kwaliteit is duidelijk geworden welke panden aangehouden, afgestoten en verbeterd moeten worden.

Het afstoten en aantrekken van panden heeft invloed op de te huisvesten organisatie onderdelen. Samen met de schooldirecteuren is op inhoudelijke gronden bepaald welke schools waar komen te zitten. Daarna is aan de hand van de benodigde ingrepen, aflopende huurcontracten en tijdspad voor aantrekken van nieuwe locaties door Aestate een lange termijn huisvestingsplan opgesteld: de zogenaamde ‘basisroute herhuisvesting’. Hierin is aangegeven welk organisatieonderdeel in welk gebouw gehuisvest zal worden, wanneer de verschuivingen plaatsvinden, welke ingrepen nodig zijn en wat het financiële kader is waarbinnen de herhuisvesting plaats moet vinden.

Culturele hotspot: Pastoefabriek

Het aantrekken van een nieuw pand is niet geregeld met het uitzetten van een zoekactie en het ondertekenen van een huurovereenkomst. Ook hierbij geldt dat het formuleren van de vraag en dus ook de intentie van de huurovereenkomst moet aansluiten bij visie van een organisatie en de bedrijfsvoering. De eigenaren van de Pastoefabriek wilden een culturele hotspot ontwikkelen in de wijk Rotsoord. De ambities van de HKU sloten hier naadloos bij aan. Het resultaat is een Multi tenant gebouw met onderwijs en bijpassende bedrijvigheid. De komst van de HKU naar de Pastoefabriek heeft als katalysator gewerkt. Een deel van de beschikbare ruimte wordt ingezet voor incubators vanuit de HKU. De overige huurders zijn bestaande bedrijven op het gebied van onder meer vormgeving, architectuur, (digitaal) ontwerpen, reclame en communicatie.  Om de interactie tussen de huurders te stimuleren is er een gezamenlijk restaurant/kantine.

Financieel kader

Belangrijk bij een meerjarig huisvestingstraject is de financiële bewaking. Het financiële kader van de herhuisvesting is gebaseerd op een globale raming aan de hand van de ingrepen in relatie tot de beschikbare jaarlijkse budgetten (wat kan/wil de HKU betalen?). Vanuit het totale financiële meerjaren perspectief is per gebouw een detailbegroting opgesteld, welke de basis is voor de verdere uitwerking van de plannen. De begrotingen zijn in de tijd uitgezet in een cashflowplanning, welke inzicht biedt in de benodigde investeringen, beschikbare budgetten en jaarlasten. Hierdoor blijven de kaders van het programma herhuisvesting gewaarborgd. Ook kunnen eventuele mee-/tegenvallers in het financiële kader verwerkt worden waardoor deze beoordeeld kunnen worden in het totale investeringsprogramma en het jaarlijkse budget.

 Vlekkenplan

De basisroute (huisvestingsplan) geeft aan welke organisatie onderdelen in welk gebouw komen. Samen met direct betrokkenen is daarna op gebouwniveau een vlekkenplan, inpassingsplan en
inrichtingsplan opgesteld. Elk plan is afgerond met een financiële doorrekening. Het vlekkenplan geeft aan waar welke functies gehuisvest gaan worden. Deze ordening komt voort uit enerzijds de optimale logistieke lijn, anderzijds hebben we te maken met bestaande gebouwen en voorzieningen. Het ontwikkelde huisvestingsconcept van de thuisbasis is leidend bij het opstellen van het vlekkenplan. Zodra het vlekkenplan vastgesteld is wordt op ruimteniveau een inpassing gedaan. Hierbij gaat om de inpassing van functiesoorten en afmetingen. Het inpassingsplan wordt gebruikt om een conceptrooster op te stellen. Hierdoor wordt duidelijk dat alle onderwijs- en onderzoeksactiviteiten daadwerkelijk ingepast kunnen worden. De laatste fase is het inrichtingsplan. Hierin is op ruimte niveau beschreven waar de inrichting van de ruimte uit bestaat. Dit inrichtingsplan wordt gebruikt om de verhuizing aan te sturen.

Programma van Eisen en ruimteboek

In de totale herhuisvesting blijft een aantal functies gehandhaafd of kunnen eenvoudig uitgewisseld worden. Voor andere functies is dat niet van toepassing. Hiervoor wordt binnen het concept een Programma van Eisen opgesteld per gebouw. Binnen het programma herhuisvesting zijn algemene technisch en ruimtelijk functionele Programma’s van Eisen opgesteld voor de ruimtesoorten, zoals diverse onderwijsruimten, geluidsstudio’s, werkplaatsen, ateliers en ondersteunende ruimten. Bij het verder uitwerken van de Programma’s van Eisen voor de faculteiten en ondersteunende diensten is hiervan gebruik gemaakt. Het algemene Programma van Eisen is verwoord in een ruimteboek. Dit geeft per ruimtesoort de standaardfunctie, afmeting, afwerking, inrichting en voorzieningen aan. Door het ruimteboek te gebruiken binnen alle gebouwen van de HKU ontstaat een mate van standaardisatie die het gezamenlijk gebruik van ruimten ten goede komt. Een instructiezaal is namelijk overal gelijk. Het ruimteboek is ook gebruikt om de ingrepen per ruimte vast te kunnen stellen. Door de bestaande situatie te vergelijken met de eisen, wordt direct duidelijk wat er nog moet gebeuren.

Projectmanagement LEAN en BIM

Het herhuisvestingstraject stond qua planning sterk onder druk. Doordat de zomervakanties en de kerstvakantie gebruikt werden om de betreffende ingrepen en de verhuizingen te realiseren. Voor alle projecten geldt dat deze middels de LEAN methodiek zijn uitgevoerd. Deze methodiek is gericht op het voorkomen ver verspillingen het terug brengen van het aantal fouten en het creëren van draagvalk door het direct en intensief betrekken van de verantwoordelijke partijen. Dit houdt in dat vanuit de activiteiten en processen gewerkt is. De direct betrokken zijn samen om tafel gaan zitten om de meest optimale planning op te stellen en te volgen.

Daarnaast is voor de realisatie van het hoogwaardig studiocomplex gewerkt met een BIM model als drager van alle informatie. Voor het ontwerp en de realisatie van dit studio complex is een design & build opgave in bouwteam uitgezet op basis van het technisch PvE met een financieel plafond. De selectie heeft plaatsgevonden aan de hand van door de inschrijvers voorgestelde optimalisaties. Daarna is volgens de LEAN principes het complex samen met een gebruikersvertegenwoordiging uitgewerkt in een 3d ontwerp. Het 3D BIM model is gedurende de bouw de enige informatiedrager geweest voor zowel de bouwkundige als installatietechnisch uitwerking. Als ook als communicatiemiddel naar de gebruikers en opdrachtgever.

 

Ontwikkeling Facilitaire organisatie

Om de herhuisvesting en de gemaakte keuze te laten bestendigen in de organisatie is het gehele programma uitgevoerd in nauwe samenwerking met de afdeling Facilitaire Zaken & Huisvesting. De organisatie van de HKU is sinds 2014 sterk in beweging. Zo is er een scheiding tussen “het onderwijs” en “ondersteuning” ingevoerd. Ook is er een centrale afdeling Facilitaire Zaken & Huisvesting (FZH) opgericht. Aestate was verantwoordelijk voor de programmatische aansturing van de herhuisvesting enerzijds als wel voor de coaching van de afdeling FZH anderzijds. Met de uitvoering van het programma herhuisvesting werd duidelijk welke keuzes er te maken waren ten aanzien van taken verantwoordelijkheden tussen het Locatiemanagement en Facilitaire zaken en Huisvesting. Zo zijn alle zaken die betrekking hebben op veiligheid, arbo en milieu ondergebracht bij FZH. Ook het uitzetten van aanbesteding van onder andere onderhoudswerkzaamheden, catering en BHV behoren tot het werkveld van FZH. Het Locatiemanagement levert de vraag en de benodigde input om de werkzaamheden uit te zetten. Zo blijven de uitgangspunten van het huisvestingsconcept gewaarborgd, tegelijkertijd ontstaat kennis en deskundigheid op een centraal punt binnen de organisatie.