Hoe maken we van het kantoor geen eenheidsworst, maar een lekker zittend maatpak toegesneden op de uiteenlopende teams? Hoe maken we een uitnodigende en verrassende werkomgeving van een rechttoe-rechtaankantoorgebouw? En hoe krijgen we iedereen enthousiast voor het uitzicht op station Bullewijk, als ze uitzicht op de Berlagebrug gewend zijn? Daar bijten onze adviseurs Yvonne en Pauline zich graag in vast.

Los ook mijn vraagstuk op!

HvA_logo_aestate
plattegrond hva aestate

Factsheet

prijs kaartje icoonInvesteringsomvang: 5 miljoen
calender icoonOplevering:Mei 2021

De gezamenlijke diensten van de Hogeschool van Amsterdam en de Universiteit van Amsterdam moeten haar huidige plek in de zomer van 2021 verlaten. De circa 600 fte van ICTS, Facility Services en het Administratief Centrum verhuizen mei 2021 naar Amsterdam Zuid-Oost. De locatiekeuze, een stuk verder van de campussen dan het kantoor bij station Amsterdam Amstel, leidt ertoe dat er op een andere manier moet worden gewerkt en samengewerkt met de faculteiten.

Het project moet resulteren in een uitnodigende en verrassende werkomgeving voor de diensten en extra werkplekken dicht bij de faculteiten. Met de lessons learned van de huidige werkomgeving en met bijzondere aandacht voor styling, interieur en welzijn van de medewerker, gaat de nieuwe werkomgeving hét experience center van de diensten worden.

Projectmanagement

Aestate is vanaf de locatiekeuze bij het project betrokken en neemt het projectmanagement voor haar rekening. Begin 2020 stelden we samen met een werkgroep vanuit de organisatie het Programma van Eisen op. Projectmanager Yvonne: “De ambities van de organisatie zijn duidelijk: transformeer dit saaie kantoor tot een experience center voor de diensten, een place to be! Met de laatste inzichten op gebied van huisvesting, meubilair, ICT, AV en hospitality maken we een werkomgeving die verrast en inspireert. Dit moet ook de plek zijn waar medewerkers zelf nieuwe concepten en producten kunnen testen.”

Daarnaast is Aestate ook betrokken bij het verandertraject: het coachen van de gebruikers naar de nieuwe werkomgeving. Hoewel de inrichting en ICT-faciliteiten belangrijk zijn, bepaalt de manier waarop medewerkers hun omgeving gebruiken voor een groot deel het succes van het traject.

Daarbij zijn verschillende onderdelen van belang. Bijvoorbeeld de grotere afstand tot de campussen: de diensten komen verder van de faculteiten van de HvA en UvA af te zitten. Dit vraagt om een vernieuwde manier van werken, vergaderen en reizen. Verandermanager Pauline: “Goede medewerkersbetrokkenheid binnen een project is een balans vinden tussen informeren, inspireren en betrekken. Daarbij wil je zorgen dat de medewerkers zich gesteund voelen in de overgang naar een nieuwe omgeving, zodat ze deze zich snel eigen kunnen maken.”

Een Activiteit Gerichte Werkomgeving, werkt dat wel?

Voor de werkomgeving gaan we uit van Activiteit Gericht Werken (AGW). De werkomgeving biedt een diversiteit aan werk- en overlegplekken, waaruit de medewerker kan kiezen afhankelijk van de behoefte op dat moment. In de huidige werkomgeving is dit concept ook al grotendeels toegepast, maar de werkomgeving wordt door de werknemers niet goed beoordeeld. Dus waarom zouden we Activiteit Gericht Werken (AGW)? Daarbij heeft AGW vaak een negatieve associatie met de open, rumoerige kantoortuin. Maar dat is onterecht. Verschillende recente onderzoeken laten juist zien dat AGW, met de juiste mix aan werkplekken én de juiste gedragsafspraken, als heel prettig wordt ervaren.

Ontwerpfase

Voor de ontwerpfase is dan ook de uitdaging om die diversiteit duidelijk tot uitdrukking te brengen. Yvonne: “Interieur en styling zijn een heel belangrijk onderdeel van het ontwerptraject. De keuze voor een mix aan standaard bouwstenen betekent niet dat alles er hetzelfde uit komt te zien, juist niet! We zoeken naar veel variatie in de aankleding van de verschillende zones en ruimtes. Door de juiste styling kan je op natuurlijke wijze afdwingen waar concentratie, rumoer, ontspanning en beweging een plek krijgt. En met veel afwisseling in de inrichting en verrassende elementen ontstaat een heldere oriëntatie in het gebouw, waar het vaak aan ontbreekt in een eentonig kantoor.”

Door medewerkers te betrekken in de ontwerpkeuzes komt de identiteit en ambitie van de organisatie echt tot uitdrukking in het project, voelen mensen zich sneller op hun plek, en kan het de organisatie zelfs versterken. In de ontwerpfase wordt al het voorbereidende werk beloond met concrete en visuele plannen, dan gaat het écht leven. “De allerleukste fase van een project, als je het mij vraagt!” – Yvonne.

Uitgevoerd door:

Pauline van Raaij

Adviseur

030 - 637 63 77

Pauline van Raaij zijkant

Voor dit project uitgevoerde diensten

HvA_logo_aestate
Interieur is een belangrijk onderdeel van het ontwerptraject

Yvonne Janse

Adviseur