Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is de drijvende en bindende kracht achter een goede hulpverlening, rampenbestrijding en crisisbeheersing in de regio Utrecht. In de VRU werken 26 regionale gemeenten samen, onder het motto ‘Uw veiligheid, ons werk’. De VRU gebruikt voor het uitvoeren van haar (repressieve) taken een 71-tal aan brandweerposten. Om meer sturing te kunnen geven is in 2018 de verantwoordelijkheid voor het beheer van onderhoud van 18 van de 71 brandweerposten overgeheveld naar de VRU. De verantwoordelijkheid voor vervanging is bij de gemeenten gebleven.

Aestate heeft voor de VRU expertise en projectleiding geleverd. Dit ten behoeve van het specificeren en aanbesteden van preventief en correctief installatietechnisch onderhoud van de 18 brandweerposten.


Los ook mijn vraagstuk op!

VRU logo
facts-vru

Factsheet

kubus oppervlakte icoon30.215 m2 BVO
Groep gebouwen icoon18 brandweerposten
Visie icoonPreventief & correctief installatie onderhoud
calender icoonOplevering gepland Dec. 2019 / Jan. 2020

Naast de omvang en de scope van de opgave hebben de ontrafelexperts van Aestate gekeken naar de organisatiekenmerken van de VRU om te kunnen bepalen wat voor contract het beste past. De VRU is op het gebied van installatietechnisch onderhoud geen professional, wel stelt zij hoge eisen aan de betrouwbaarheid van de installaties en wil zij ontzorgt worden. Tegelijkertijd wil zij zeggenschap hebben en snel schakelen in geval er storingen zijn.

Het aanbesteden van onderhoud is niet alleen het vinden van een marktpartij. In de praktijk blijkt dat op dit gebied regelmatig niet de optimale keuzes worden gemaakt. Daarom is het belangrijk dat er antwoord wordt gegeven op vragen als: Wat vind je als organisatie belangrijk? En wat kun en wil je als organisatie? Samen met de scope van het onderhoud ontstaat dan een beeld van de beste contractvorm.

Inventarisatie installaties

Ter bepaling van de scope is een inventarisatie van de installaties gedaan. Hiervoor zijn conditiemetingen uitgevoerd. Zo is meteen inzichtelijk wat de staat van de installaties is en of er sprake is van achterstallig onderhoud.

Om vast te stellen welke installaties bedrijfskritisch zijn, is Aestate met de VRU in discussie gegaan. Voor welke onderdelen is een preventief onderhoudscontract nodig of gewenst en welke onderdelen kunnen in geval van een storing opgelost worden? Zo is de vraag gesteld of er noodzaak is om preventief bouwkundig onderhoud uit te besteden; de sloten van de voordeur hoeven bijvoorbeeld niet elk jaar gecontroleerd te worden, terwijl dat voor de overheaddeuren die gebruikt worden tijdens de uitruk wel van belang is.

Contractvorm

In de volgende stap is door Aestate gekeken naar wat de VRU aankan op het gebied van de aansturing van het onderhoud en naar wat voor opdrachtgever zij kan én wil zijn. Naar voren is gekomen dat de VRU te weinig mankracht heeft om het onderhoud inhoudelijk aan te sturen. Daarnaast is zij vooral gericht op het proces en minder op de techniek. Ook wil de VRU zich ontwikkelen naar een regie-organisatie, waardoor de te kiezen contractvorm nog geen all-in prestatie contract kan zijn. Aangezien de VRU zich naar een regie-organisatie ontwikkelt, is er gekozen voor een contractvorm waarbij de opdrachtnemer adviseert en in overleg uitvoert.

Vanuit de organisatiekenmerken, de vraag om ontzorgt te worden én de bedrijfskritische gebouwonderdelen is uiteindelijk gekozen om het installatietechnisch onderhoud in één perceel uit te besteden. Het bouwkundig onderhoud wordt voor de bedrijfskritische onderdelen (overheaddeuren en daken) vanwege de specialistische kennis en kunde apart uitbesteed.

Om de opzet te toetsen is een marktconsultatie gehouden. Gezien de omvang van de opgave bleek een meervoudig onderhandse aanbesteding passend. En zijn uiteindelijk een aantal marktpartijen uitgenodigd om een offerte uit te brengen.

Door bij de uitvraag te focussen op wat écht belangrijk is, in zowel de opgave als de beoogde werkwijze, heeft de VRU een marktpartij kunnen selecteren die hierbij aansluit. De conditiemetingen zijn als input aangeleverd voor de te maken inschatting van de tarieven. De selectie van de marktpartij was gericht op de onderlinge samenwerking, de advisering en de tarieven voor het regulier onderhoud: best value procurement.

Implementatie

Tijdens de implementatie, die komend jaar nog loopt, wordt continu uitgegaan van de geformuleerde doelstellingen en manier van samenwerken. Dit is voor de VRU niet lastig, want dat sluit aan bij hoe zij werkt en wie zij is. Zo blijft de VRU aan het stuur en wordt het onderhoud aan de bedrijfskritische gebouwonderdelen door een deskundige partij uitgevoerd.

Meer informatie

Wil je meer weten over deze huisvestingsopgave? Neem dan contact op met Jackie de Vries via telefoonnummer 030 – 637 63 77 of via een e-mail naar jdevries@aestate.nl

Uitgevoerd door:

Jackie de Vries

Directeur / Senior adviseur

030 - 637 63 77

Jackie De Vries

Voor dit project uitgevoerde diensten