Hoe richt je een huisvestings- of vastgoedorganisatie in? Hoe verlopen de processen en wie zijn verantwoordelijk voor welke kerntaken? Het managen van de huisvesting- en vastgoedportefeuille vindt plaats op verschillende niveaus in de organisatie. Hierbij maken we een onderscheid in strategisch, tactisch en operationeel niveau. Maar wat hoort nou waar? Wie doet wat? Welke verantwoordelijkheden liggen waar? Aestate heeft een model ontwikkeld waarin de processen en kerntaken op de verschillende niveaus worden onderscheiden. Deze helpt bij het inrichten van jouw huisvestingsorganisatie.
Een goede inrichting van het huisvestingsmanagement op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau is voor een organisatie van groot belang. Dat zorgt ervoor dat je grip krijgt op je huisvesting. Vaak maakt huisvesting een aanzienlijke kostenpost op de balans. De uitdaging ligt daarom bij het vinden van effectieve, maar ook efficiënte huisvesting. Bovendien is huisvesting in zeer beperkte mate flexibel, waardoor het de kunst is zo vroeg mogelijk aan te sluiten op de toekomstige plannen van jouw organisatie. Om dat voor elkaar te krijgen dienen de juiste mensen en informatie aanwezig te zijn. Het is daarom van belang duidelijk de rollen, taken en verantwoordelijkheden te organiseren. Welke beslissingen moeten er op welk niveau genomen worden? Welke belanghebbenden moeten wanneer aan tafel schuiven? En hoe worden definitieve besluiten naar een gebruiker of de achterban gecommuniceerd?
Op strategisch niveau worden de lange termijn ambities, doelstelling en randvoorwaarden bepaald. Het gaat hier met name over het bepalen van de beoogde omvang en kwaliteit van de vastgoedportefeuille en over randvoorwaarden op het gebied van financiën. Op tactisch niveau worden de zaken uit het strategisch beleidsplan vertaald naar jaarplannen. Zo wordt in kaart gebracht welke projecten opgestart moeten worden en welk onderhoud op de planning staat. Ook vindt op dit niveau het contractbeheer plaats. Op operationeel niveau wordt de huisvestingsomgeving in stand gehouden. Het gaat hier onder andere om het in stand houden van alle faciliteiten en installaties, het uitvoeren van technisch onderhoud en ook het onderhouden van de relaties met de eindgebruiker vindt veelal op dit niveau plaats.
Aestate adviseert organisaties graag bij het managen van hun huisvestingsportefeuille. Onze ontrafelexperts hebben alle kennis en ervaring in huis om te helpen bij vraagstukken op het gebied van huisvestingsmanagement. Zo kunnen wij de rol van programma- of projectmanager op ons nemen. Ook adviseren en ondersteunen we organisatie bij inrichtingsmanagement of portefeuille- en assetmanagement. Of we helpen bij het inrichten en professionaliseren van de huisvestingafdeling.
Onze kennis en ervaring zetten we graag in voor jouw vraag op het gebied van huisvestingsmanagement. Wil je meer weten? Neem contact met ons op via 030 – 637 63 77 of via een e-mail naar info@aestate.nl.