Nieuws / 26 juli 2023
Weet je nog dat onze ontrafelexperts in 2021 betrokken waren bij de verhuizing van de gemeenschappelijke diensten van de HvA en UvA? Ongeveer 600 medewerkers van ICTS, Facility Services en het Administratief Centrum zijn destijds verhuisd naar hun nieuwe werkplek in Amsterdam Zuidoost. Van buiten niets bijzonders – een dertien-in-een-dozijn kantoorpand – maar van binnen een bijzondere werkomgeving waarin de medewerkers nu twee jaar werkzaam zijn. Aestate is nog steeds betrokken bij het verandertraject ten gevolge van deze verhuizing.
Ontrafelexpert Tessa Butter is tijdens en na de verhuizing betrokken gebleven bij het verandertraject: het begeleiden van de gebruikers naar de nieuwe werkomgeving en de nieuwe manier van werken (Hybride Werken). Belangrijk onderdeel van dit verandertraject is het uitvoeren van evaluaties om de medewerkerservaringen binnen de werkomgeving te verzamelen. “Na de verhuizing ben ik in samenwerking met de werkgroep Hybride Werken van de HvA en UvA een evaluatiecyclus gestart. Dit is gestart met een nulmeting die als basis diende voor de, tot nu toe twee uitgevoerde, vervolgmetingen.” Op basis van de uitkomsten van elke meting worden quick wins geformuleerd, acties die op korte termijn kunnen worden opgepakt om de knelpunten te verminderen of verhelpen. Uiteraard wordt ook stilgestaan bij de succesfactoren: hoe kunnen we deze vasthouden?
Gebruikerssessies
Na elke meting is een gebruikerssessie, ofwel klankbordgroep, georganiseerd om verdieping te verkrijgen op de gegeven antwoorden. “Wij als Aestate staan ervoor om de medewerkers zoveel mogelijk te betrekken, zodat gezamenlijk wordt gewerkt naar een steeds optimalere werkomgeving”. Zo heeft er drie weken geleden een sessie plaatsgevonden met als thema ‘Hoe kunnen we hybride werken nog plezieriger maken?’ Het maken van afspraken over de manier van werken en gebruik van de omgeving stond hierin centraal.
Stilstaan bij het in 2021 uitgerolde concept helpt om bij medewerkers de uitgangspunten voor de manier van werken weer scherp te krijgen. Hoe gebruiken we onze ruimtes? Hoe beheren we onze agenda? Door middel van stellingen zijn medewerkers aan het denken gezet over hoe zij de werkomgeving nu gebruiken, en hoe dit onderling tussen medewerkers kan verschillen. Door het met elkaar te hebben over het wenselijke gebruik van de omgeving ontstaat tevens meer begrip voor elkaar.. Uiteindelijk heeft deze sessie geleid tot meerdere gebruikersafspraken die het hybride werken nog plezieriger kunnen maken.
Hoe verder?
De komende tijd staat in het teken van het breed communiceren van de gebruikersafspraken. Uiteraard is enkel het communiceren van de afspraken niet voldoende om medewerkers de afspraken na te laten streven. We zullen door middel van een vervolgsessie nog dieper ingaan op wat er nodig is om elke afspraak zo goed mogelijk onder de aandacht te brengen. Daarna zullen wij eind 2023 een vierde meting uitvoeren, welke in het teken staat van de evaluatie van deze afspraken.
Samen met de gemeenschappelijke diensten van de Hva en UvA werken wij aan een toekomstigbestendige huisvesting die de werkprocessen van medewerkers blijft ondersteunen en waarin alle medewerkers zich prettig voelen. De kennis en ervaring van Aestate over hybride werken concepten en verandertrajecten dragen hier sterk aan bij.