Projectondersteuning en gebruikersbegeleiding bij Gemeente Voorne aan Zee

Uitvoering routekaart toekomstbestendige huisvesting 

De gemeente Voorne aan Zee werkt stap voor stap aan een toekomstbestendige werkomgeving. In een eerder nieuwsbericht presenteerden we de routekaart die deze transitie ondersteunt, van het opstellen van een vlekkenplan tot gebruikersbegeleiding en teamvorming. We naderen nu het einde van deze routekaart, en de medewerkers van de gemeente werken met plezier in hun nieuwe werkomgeving.
 

Projectmanagement- en ondersteuning 

Aestate begeleidt de gemeente Voorne aan Zee intensief bij de uitvoering van de huisvestingsroutekaart. Als projectmanager en adviseur inkoop coördineren we de uitvoering, geven we inkoopadvies en sturen we betrokken partijen aan. Dit doen we volgens het projectmanagement next level principe.  

Onze projectmanager zorgt voor een soepele samenwerking tussen alle stakeholders en realiseert een succesvolle verbouwing en verhuizing, terwijl het gebouw gewoon in gebruik blijft. Ambtenaren blijven hun werk doen, en dat is essentieel: de dienstverlening aan inwoners en bedrijven mag niet stilvallen. Onderbrekingen kunnen leiden tot vertragingen in besluitvorming, verminderde bereikbaarheid en verstoring van publieke processen. Juist het waarborgen van deze continuïteit in combinatie met de verandering in de processen maakt dit project bijzonder. 

We bereiken dit door zorgvuldig af te stemmen tussen interne en externe partijen, knelpunten tijdig te signaleren en op te lossen, en overzicht en vertrouwen te creëren in een complexe uitvoeringsfase. Natuurlijk zetten we ook de nodige tools in: we bereiden overleggen voor en zitten ze voor, bewaken voortgang, kwaliteit, acties en budgetten, en stemmen offertes af met leveranciers. Maar het echte succes zit in het feit dat de ambtelijke organisatie kon blijven doordraaien, zonder concessies aan de dienstverlening. De eerder opgestelde visie en ambitie van de gemeente vormt hierbij het uitgangspunt, met de uiteindelijke andere manier van werken voor ogen. 

 “Eind 2022 zijn we gestart met de verhuizing en verbouwing van het voormalige gemeentehuis van Hellevoetsluis. Alle medewerkers van de nieuwe gemeente Voorne aan Zee moeten in dit gemeentehuis kunnen werken. Dit betekent dat er een behoorlijk aantal aanpassingen aan het gebouw en aan de inrichting moesten plaatsvinden. Om dit te realiseren is besloten het traject in fases (per verdieping) op te delen, zodat de overlast voor de medewerkers minimaal bleef. Het voormalige gemeentehuis in Brielle diende hierbij als tijdelijke werklocatie voor een deel van de afdelingen.”  — Projectmanager Aestate

De werkomgeving is opnieuw ingericht met een combinatie van bestaand en nieuw meubilair. Er zijn ontmoetings- en aanlandplekken gerealiseerd en de toiletgroepen zijn volledig gerenoveerd. Iedere fase werd afgerond met een formele oplevering van de verdieping, samen met opdrachtgever en aannemer. 

Vorige Volgende

Gebruikersbegeleiding en teamvorming 

Een goed ingerichte werkomgeving vormt de basis; het daadwerkelijke gebruik ervan bepaalt het succes van de huisvestingsvisie. Gebruikersbegeleiding en teamvorming spelen hierin een sleutelrol. Door medewerkers actief te betrekken bij de implementatie, ontstaat er eigenaarschap en wordt het een gezamenlijk project. 

Aestate organiseerde in samenwerking met de gemeente Voorne aan Zee twee sessies per afdeling. Tijdens de eerste sessie stonden afspraken over huisvesting en samenwerking centraal. Medewerkers bespraken bestaande afspraken en formuleerden nieuwe, afgestemd op de specifieke behoeften van hun afdeling. Via stellingen dachten zij actief mee over het gewenste gebruik van de werkomgeving, wat leidde tot gezamenlijke uitgangspunten. 

Na de verhuizing volgde de tweede sessie: een ‘housewarming’ waarin afdelingen samen een goede start maakten in hun nieuwe werkomgeving. Medewerkers pakten dozen uit, verdeelden lockers, richtten een creatieve wand in, deelden ervaringen over de werkplekken en leerden elkaar beter kennen. 

Het realiseren van een passende werkomgeving gaat verder dan verbouwen en inrichten. Dankzij onze ervaring met het uitrollen van werkplekconcepten, projectondersteuning en gebruikersbegeleiding kreeg de toekomstige huisvesting van gemeente Voorne aan Zee vorm, niet alleen fysiek, maar ook in gedrag en samenwerking. 

Vorige Volgende