Hybride werken bij de Gemeente Alphen aan den Rijn

Voordat de coronacrisis uitbrak, werkten de medewerkers van de gemeente Alphen aan den Rijn voornamelijk op kantoor. Tijdens de crisis waren zij opeens genoodzaakt hun werkzaamheden thuis uit te voeren. Uit eerder onderzoek was gebleken dat de medewerkers graag de voordelen van het thuiswerken wilden behouden. Om de voordelen van het thuiswerken te combineren met de meerwaarde van een kantoor werd de werkomgeving geoptimaliseerd, zodat deze aansloot op de wensen en behoeften. Hiervoor moesten vragen beantwoord worden als: Hoe wil de gemeente het hybride werken vormgeven? Wat verandert er in vergelijking met het pre-corona werken en wat moet er worden behouden? Welke werkomgeving past daarbij en welke aanpassingen zijn dan nodig in de huidige werkomgeving?

Om erachter te komen welke invulling het hybride werken moest krijgen en welke huisvesting hierbij paste, heeft Aestate de gebruikers van de gemeente Alphen aan den Rijn intensief bij het traject betrokken. Het traject is gestart met een ambitiesessie. Tijdens deze sessie zijn de ambities van de gebruikers van de gemeente in kaart gebracht. Vervolgens heeft Aestate een viertal interactieve sessies georganiseerd waar meerdere gebruikersgroepen bij betrokken waren. Deze sessies hebben een duidelijk beeld geschetst van hoe de gemeente Alphen aan den Rijn hybride wilde werken. De wensen, behoeften en activiteiten die tijdens deze sessies naar voren zijn gekomen, zijn vertaald naar een ruimtelijke behoefte.

Om de ruimtelijke behoefte te vergelijken met het aanbod, heeft Aestate een DUPLO-sessie georganiseerd. De DUPLO-methodiek is een ideale tool om knelpunten in kaart te brengen en om gezamenlijk te zoeken naar oplossingen. Uit deze sessie zijn verschillende varianten gekomen voor de aanpassingen in vastgoed en/of de inrichting van de gemeente en voor de aanpassingen die nodig waren op het gebied van de werkomgeving.

De verandering aangaan

Om de transitie naar het hybride werken te ondersteunen, werd speciaal voor medewerkers een sessie georganiseerd. Hierin is de focus gelegd op de terugkeerstrategie naar het kantoor, hoe kun je terugkeren naar het hybride gebruik van de kantooromgeving? En welke afspraken maak je met je collega’s? Maar ook onderwerpen, zoals hoe ben je zichtbaar en vindbaar voor je collega’s. Op interactieve wijze zijn medewerkers aan het denken gezet over wat hun keuze maakt voor een variant en welke kansen en belemmeringen zij zien.