Ben je op zoek naar manieren om jouw kantoorruimte beter te benutten? Bezettingsgraadmetingen bieden jouw organisatie de sleutel tot een doelmatige en efficiënte werkomgeving. Door het meten van de daadwerkelijke bezetting van jouw ruimtes, krijg je waardevolle inzichten die je helpen om slimme beslissingen te nemen over het gebruik van een ruimte en het indelen ervan.
Er zijn verschillende redenen waarom je organisatie de ruimte die je tot je beschikking hebt zo goed mogelijk wil gebruiken. Een activiteiten- en bezettingsgraadmeting geeft cijfermatig inzicht waarmee sentiment of gevoel onderbouwd of weerlegd kan worden. Je kent het misschien wel: “Ik kan geen werkplek vinden”. Mogelijk ervaren medewerkers krapte binnen de werkomgeving. Hoewel medewerkers dit kunnen ervaren, betekent het niet in alle gevallen dat er daadwerkelijk sprake is van te weinig werkruimte. Medewerkers zijn wellicht niet gewend om te zoeken buiten het bekende gebied, terwijl daar toch voldoende plekken zijn om gebruik van te maken. Een andere mogelijkheid is dat de ‘mix van ruimtetypes’ niet aansluit bij de werkstijl van de medewerkers. In dat geval is er voldoende ruimte, maar is de inrichting niet passend. Mogelijk volstaan dan kleinschalige ingrepen of enkel het maken van nieuwe gebruiksafspraken.
De ervaring leert dat sinds de coronapandemie organisaties moeite hebben om medewerkers terug naar kantoor te krijgen. Het hybride werken is veelal de norm geworden, met als gevolg dat ruimtes in gebouwen leeg komen te staan. Dit biedt kansen om meer personen op één locatie te huisvesten en/of om leegstaande gedeelten op bepaalde momenten te sluiten of zelfs af te stoten. Een bezettingsgraadmeting kan onderbouwen in welke mate er sprake is van ruimtetekort of ruimteoverschot.
Activiteiten- en bezettingsgraadmetingen geven inzicht in hoe doelmatig en efficiënt de beschikbare ruimte binnen jouw organisatie wordt gebruikt. Het doel is om een werkomgeving te creëren die aansluit bij het werkproces en gedrag van de medewerkers en daarmee de bedrijfsmiddelen optimaal in te zetten.
Met een bezettingsgraadmeting wordt systematisch onderzocht hoe vaak een ruimte in gebruik is en door hoeveel mensen. Dit resulteert in een cijfermatige analyse die het werkelijke gebruik afzet tegen de capaciteit en beschikbaarheid van de ruimte. Zo kunnen we vaststellen of er sprake is van ervaren krapte of feitelijke krapte.
Een activiteitenregistratie meet het type activiteiten die medewerkers uitvoeren. Dit geeft enerzijds een cijfermatige beschouwing van werkstijlen en gedrag. Daarnaast laat de activiteitenregistratie zien in hoeverre de verschillende werkplektypes die de werkomgeving kent doelmatig worden gebruikt.
Er zijn twee manieren waarop een bezettingsgraadmeting kan plaatsvinden:
1. Fysieke metingen: Over een passende periode (gebruikelijk twee werkweken) brengen meters systematisch in kaart hoe de ruimtes worden bezet en benut. Ook wordt gekeken naar de activiteiten die in verschillende ruimtes worden uitgevoerd.
2. Slimme sensoren en AI: Met behulp van AI meten sensoren de bezetting van uw ruimtes. Deze sensoren kunnen voor een langere periode worden geplaatst om de kwaliteit van de inzichten te verhogen en bezetting over verschillende periodes te vergelijken. Met de sensoren in de ruimte is het zelfs mogelijk om inzichten te krijgen in de live bezetting.
Onze ontrafelexperts presenteren de resultaten in een interactief dashboard en een eindrapportage waarin onze belangrijkste inzichten en voorstellen voor oplossingsrichtingen worden opgenomen. De integrale aanpak van Aestate zorgt ervoor dat deze inzichten leiden tot concrete verbeteringen voor jouw organisatie.
Eerder voerden we succesvolle bezettingsgraadmetingen uit bij de Vrije Universiteit van Amsterdam en de Technische Universiteit Delft. Lees hier meer over het VU-project of bezoek onze eigen ontrafelhub om te ervaren hoe sensoren op ons eigen kantoor werken voor een live en automatische bezettingsgraadmeting!
Streeft jouw organisatie naar doelmatiger en efficiënter gebruik van de werkomgeving? Laat onze ontrafelexperts je helpen met een bezettingsgraadmeting. Verkrijg waardevolle inzichten en laat ons jouw organisatie adviseren en meedenken in oplossingen! Neem contact op via 030–637 63 77 of stuur een e-mail naar info@aestate.nl.
