Zorginstituut Nederland (ZIN) ging van 8 naar 4 verdiepingen en veranderde de werkomgeving en het daarbij behorende werkconcept rigoureus. Een complex traject waarin teamwork doorslaggevend was voor het uiteindelijke succes.

Eind 2015 startte ZIN met herbezinning op de huisvesting. Aanleiding hiervoor was het aflopende huurcontract. De herbezinning betrof de locatie, te huren metrage en het te realiseren kantoorconcept. Na een haalbaarheidsstudie van verschillende locaties is ervoor gekozen om op de huidige locatie te blijven. Door inkrimping van de formatie én keuze voor een ander kantoorconcept voldeed een kleiner metrage. Hierdoor kon ZIN overgaan van 8 naar 4 verdiepingen. Aestate / ontrafelexperts ondersteunde hen als projectmanager én verhuiscoördinator bij de totstandkoming van de nieuwe fysieke werkomgeving.

Los ook mijn vraagstuk op!

Logo-ZIN-aestate
ZIN Inge Kooiman Fotografie opening 07012019 overlegruimte

Factsheet

oppervlak7.500 m2 BVO
werkplek300 inclusief aanlandplekken
worldwideVerhoogd van B naar A
jaarFebruari 2019

TPAW

Aestate kreeg na afronding van de definitiefase een actieve rol in het creëren van de nieuwe fysieke werkomgeving. Een groot deel van de kaders lag vast en onze taak was hierbinnen de verhuisprocessen zo soepel mogelijk te laten verlopen. We hebben de rol van verhuiscoördinator én facilitator voor de invoering van het TPAW (tijd-, plaats- en apparaatonafhankelijk werken) op ons genomen. Bemoeilijkende factor was de vertraging die de realisatie van de nieuwe werkomgeving geregeld opliep. Hierdoor verschoven de geplande verhuisbewegingen.

Als projectmanager richtte onze ondersteuning zich vooral op het bewaken van de belangen van ZIN tijdens de uitvoering van de verbouwing door de gebouweigenaar en communicatie over de veranderingen en verhuisplanningen naar de interne organisatie.

Als verhuiscoördinator waren we verantwoordelijk voor het aansturen en coördineren van de verhuizingen en fungeerden we als vraagbaak voor medewerkers over de nieuwe werkomgeving. Daarnaast zorgden we ervoor dat de nieuwe huisvesting van ZIN goed functioneerde, waaronder de invoering van TPAW. Dit betekende planningen maken, verhuizingen naar de vernieuwde kantooromgeving coördineren en medewerkers voorbereiden op werken volgens TPAW-principes. De veranderingen waren voor de ZIN-medewerkers enorm. Er was sprake van een halvering in vierkante meters en aanzienlijk minder werkplekken.

Communicatie

Een reductie in werkplekken is alleen effectief als aandacht wordt besteed aan de andere manier van werken. Hiervoor zijn voorzieningen nodig, maar vooral nieuwe werkprocessen en afspraken. Communicatie in brede zin was hiervoor een essentieel onderdeel. Ook voor de nieuwe situatie wilden we dat medewerkers elkaar vinden, vertrouwelijke gesprekken kunnen voeren, geconcentreerd kunnen werken en tegelijkertijd ook stoom af kunnen blazen.

De vernieuwde werkomgeving wordt gerealiseerd in de bestaande situatie: ZIN ging van alle 8 verdiepingen tijdelijk naar 4 kleinere verdiepingen en daarna naar de definitieve 4 grotere verdiepingen. Door deze reductie is ZIN niet meer de enige gebruiker in het gebouw. Faciliteiten zoals receptie, kantine en overlegruimten worden nu gedeeld met medegebruikers. Ook dit is nieuw voor ZIN en vraagt om goede afspraken.

Belangrijkste succesfactor bij verhuizingen én bij het in gebruik nemen van de nieuwe werkomgeving is de medewerker zelf. Goede voorbereiding en intensieve begeleiding zijn nodig om hen de nieuwe werkomgeving en werkprocessen eigen te laten maken, zonder dat zij het gevoel hebben verstrikt te raken in de regels van een kantoortuin. De nieuwe werkomgeving van ZIN is afgestemd op werkprocessen en activiteiten. Dat betekent dat er voor alle activiteiten specifieke werkplekken zijn. Om al deze goede faciliteiten optimaal te gebruiken, was het belangrijk medewerkers op de mogelijkheden te wijzen. Ook was een intensief communicatietraject nodig waarin duidelijk werd waarom deze maatregelen genomen zijn en met welk doel. Wat wil de organisatie ermee bereiken en hoe? Zo creëerden we draagvlak en namen we de angst voor verandering weg.

Aanpak

Onze verhuiscoördinator plande interne verhuizingen, organiseerde informatiebijeenkomsten en fungeerde als vraagbaak voor alle medewerkers. Daarnaast overlegde zij over voorzieningen en aansluitingen met de facilitaire dienst van de eigenaar. Bijvoorbeeld tijdelijke voorzieningen zoals vergaderruimten en print-, en koffievoorzieningen.

Naast de verhuiscoördinator stelden we een projectleider aan voor ZIN. Intensieve samenwerking met de eigenaar, die ook verantwoordelijk was voor de realisatie, was immers nodig. Zo zorgden we voor optimale afstemming tussen werkprocessen en wensen vanuit het gebruik naar de eigenaar en realisatie van de nieuwe werkomgeving.

Verandermanagement

Het TPAW vraagt om andere werkprocessen. Doordat er geen vaste werkplekken meer zijn, is niet direct zichtbaar of een collega ‘in huis’ is. Werkplekken moeten leeg en schoon blijven zodat iedereen er gebruik van kan maken. En het is belangrijk om rekening te houden met collega’s die telefoongesprekken voeren.

Samen met de gebruikers gingen wij op zoek naar afspraken en regels die passen bij ZIN, haar cultuur en werkprocessen. Hierbij maakten we gebruik van onze ervaring in soortgelijke projecten. De onzekere realisatie in de planning en vele verschuivingen hierin, zorgden dat ‘afspraak is afspraak’ naar de medewerkers lastig was na te leven. We zorgden daarom voor heldere en open communicatie, zodat medewerkers ook betrokken waren bij de veranderingen in de realisatie en de gevolgen voor hen. En dat werkte.

“Onze gebruikers zijn na een traject van intern verhuizen en verandering van werkconcept erg blij met hun nieuwe manier van werken”, aldus Marloes Nobel, algemeen manager bedrijfsdiensten bij ZIN. “De lichte en open werkruimtes maken dat iedereen elkaar weet te vinden. De mooie overlegruimtes en frisse uitstraling geven een nieuwe impuls aan de werkomgeving.

De intensieve en energieke samenwerking met Aestate wierp al snel zijn vruchten af. Hun strategische aanpak bij het bouwproces in combinatie met de mensgerichte benadering naar de gebruikers was zeer constructief.

Door maximale inzet op momenten dat het nodig was, en dat kwam geregeld voor, konden we snel schakelen. Dit kwam het herhuisvestingsproces ten goede. Het bleef tot op de dag van opening spannend, maar het is ons uiteindelijk gelukt!”

Meer informatie?

Neem voor meer informatie over deze huisvestingsopgave contact op met Ronny Borgsteede via telefoonnummer 030 – 637 63 77 of via een e-mail naar rborgsteede@aestate.nl

 

Uitgevoerd door:

Ronny Borgsteede

Senior Adviseur

030 - 637 63 77

Specialist Ronny Borgsteede

Voor dit project uitgevoerde diensten

Logo-ZIN-aestate
Nieuw werkconcept vraagt om nieuwe afspraken

Karin Bosman

Adviseur