Waar let je op bij de inkoop of aanbesteding voor het onderhoud of renovatie? Hoe zorg je er ervoor dat de contracten die je afsluit optimaal aansluiten bij jouw organisatie?
Contractvorm die past bij jouw organisatie
Bij een inkoop- of aanbestedingstraject heb je te maken met keuzes voor vele soorten contractvormen. Maar welke contractvorm past het beste bij jouw organisatie en waarom? Het is niet vanzelfsprekend dat de beoogde contractvorm naadloos aansluit. Een passende contractvorm hangt sterk samen met de opgave, de mate van zeggenschap die je wilt hebben en wat jouw organisatie kan. Het inkoopmodel geeft een helder beeld van de te maken keuzes in het inkooptraject. Op deze manier worden de juiste ingrediënten opgehaald om tot een passende inkoopstrategie te komen. Ook kan met het instrument getoetst worden of een beoogd contract daadwerkelijk aansluit bij jouw organisatie en de opgave.
De kracht van het instrument is dat het handvatten biedt voor het maken van een gezamenlijke afweging, bijvoorbeeld met stakeholders zoals de inkoop- en vastgoedafdeling. Het gezamenlijk doornemen van alle mogelijkheden voorkomt het maken van verkeerde keuzes. Deze leiden niet alleen tot problemen of ergernissen tijdens de uitvoering, maar ook tot hogere kosten of ongewenste resultaten. Soms kan dat zelfs leiden tot een jarenlange moeizame relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
Inkoopmodel
Renovatie | verbouwen of bouwen
Inkoop- of aanbestedingstraject
Biedt handvatten | gezamenlijke afweging
Stapsgewijs de opgave benaderen
Om een helder beeld te krijgen van de organisatie en de opgave wordt in het inkoopmodel per fase een aantal vragen beantwoord.
Specificeren Is de visie en ambitie van de opgave helder? Wat wil de organisatie nu echt? Zo kan bijvoorbeeld sprake zijn van een verkapte kostenreductie door werkzaamheden uit te besteden. Ook de scope moet helder zijn: wil men enkel het storingsonderhoud uitbesteden of bijvoorbeeld meteen de vastgoedportefeuille verduurzamen?
Selecteren Welke organisatiekenmerken spelen een rol bij het opstellen van selectiecriteria voor leveranciers? Het is niet alleen belangrijk te weten wat de opgave is, het is ook belangrijk om inzicht te hebben in wat je als organisatie zelf aan kan en wil. In deze fase bepalen we de huidige kwaliteit en capaciteit van de eigen organisatie. Het aansturen van een prestatiecontract vraagt bijvoorbeeld om andere vaardigheden en kennis dan het coördineren van een installateur voor het verhelpen van storingen.
Contracteren Wanneer duidelijk is wat de eigen organisatie wil én kan, dan kan de keuze gemaakt worden voor een passende contractvorm. Ook kan het model de andere kant op werken. Op deze manier wordt het gebruikt om vanuit een toekomstig contract vorm te beoordelen wat er in de organisatie nodig is.
Voor wie en wanneer?
Het model is breed toepasbaar en kan voor iedere organisatie op maat worden ingezet. Het inkoopmodel geeft input voor:
Inkoopstrategie voor onderhoud en/of renovatie vastgoed Toewerken naar contractvormen die passen bij de eigen organisatie
Toegepast op deze projecten
