SSH& is een woningcorporatie voor studenten die panden beheert en wensen van studenten zo goed mogelijk matcht met de beschikbare ruimtes. De ongeveer 40 medewerkers werken binnen de onderdelen vastgoed, wonen en bedrijfsvoering. Naast het vinden van woonruimte wil SSH& ook een rol spelen in het begeleiden van studenten naar zelfstandig wonen. In hun nieuwe visie staat samenwerken centraal en wilde de directie dit met een nieuwe werkomgeving faciliteren. Aestate / ontrafelexperts werd voor de ontwikkeling hiervan vanaf het eerste begin nauw betrokken.
Teamwork
Wij hebben al onze expertise ingezet om samen met SSH& tot een voor hen ideale werkomgeving te komen. Aestate coördineerde niet alleen het bouwproces, maar begeleidde tegelijkertijd ook de gebruikers in het proces naar de nieuwe werkomgeving en nieuwe manier van werken. Door intensieve samenwerking tussen SSH& en Aestate zijn we tot een geslaagd nieuw werkplekconcept gekomen. Sleutel van dit succes is het actief betrekken van alle medewerkers tijdens het gehele proces. We hebben het echt samen gedaan.
Aansluiting nieuwe visie
Aestate werd door SSH& gevraagd mee te denken over inrichting van de nieuwe werkomgeving. Hoe kon deze de gewenste samenwerking van verschillende afdelingen faciliteren? De werkomgeving kenmerkte zich op dat moment door een traditionele kamerinvulling met behoorlijke fysieke afstand tussen de afdelingen. Terwijl in de nieuwe visie samenwerking van de teams Wonen, Vastgoed en Bedrijfsvoering centraal stond. Ze moesten elkaar makkelijker kunnen ontmoeten en vanuit verschillende plekken kunnen werken, in afwisselende werkhouding (statafel, salonplek, bureau). Ook mocht het kantoor wel wat ‘groener’ worden. De ruimte omvat 2 verdiepingen van in totaal 1000 m2. Onmisbaar onderdeel van het nieuwe werkplekconcept was het betrekken van de organisatie bij de ontwikkelingen. We begeleidden alle medewerkers van het eerste begin tot de ingebruikname van de nieuwe werkomgeving én daarna.
Factsheet
1000 m²
40 flexibele plekken
Oplevering 2018, begeleiding tot in 2019
Gebruikersbegeleiding: inzet persona's en stories
Van initatieffase tot realisatie
In de initiatieffase startten we met het schrijven van een visie: hoe vertalen we de huidige situatie naar een passend werkplekconcept dat aansluit op de vraag? We maakten een vlekkenplan om de werkplekken en afdelingen in kaart te brengen.
In de definitiefase beschreven we de voorwaarden waar de nieuwe omgeving aan moest voldoen en tevens de basis voor het maken van het Programma van Eisen. We gebruikten onze expertise voor het begeleiden van het selectieproces voor een architect. In combinatie met de wens van SSH& kwamen we tot de architect die het beste de vertaalslag maakte: Orlando Tjinasjoe. Die keuze pakte goed uit.
Tijdens de ontwerpfase gaven we in eerste instantie richting: betere benutting van de ruimte en bewust omgaan met de ruimte en het beheer ervan. Daarna lieten we, door nieuwe input vanuit de organisatie, de eerste schetsen doorontwikkelen. Duurzaamheid kwam tot uiting in meer groen in het gebouw. Daarnaast kwamen we gezamenlijk tot een juiste routing en open uitstraling van de ruimten, die daardoor uitnodigden om te ontmoeten.
Gebruikersbegeleiding
Vanaf dag één hebben we de medewerkers uitgelegd hoe ze de nieuwe werkomgeving konden gebruiken. We maakten duidelijke afspraken en namen de medewerkers aan de hand van persona’s mee in hoe hun dag er in de nieuwe situatie uit zou komen te zien. Daarmee kwam dit voor hen echt tot leven. Het is een goede manier om gebruikers voor te bereiden op de nieuwe werksituatie. En het leverde ons nieuwe inzichten op waarmee we de werkomgeving nog beter op de gebruiker konden afstemmen.
Doordat de verantwoordelijke voor de verhuizing onverwacht uitviel, hebben we ook deze
coördinatie op ons genomen. Momenteel zijn we, op enige afstand, nog steeds betrokken bij hoe de medewerkers hun nieuwe werkomgeving op de juiste manier gebruiken.
“Een door Aestate gemaakt vlekkenplan bracht de activiteiten van medewerkers in beeld en liet de relaties zien. Hierdoor kwamen we los van de bestaande posities van de afdelingen en gingen we functiegericht indelen.”
Het pand van SSH& kreeg een nieuwe hedendaagse identiteit die beter aansluit bij de te ontvangen studenten. De nieuwe werkomgeving is fris, kleurrijk en open, werkplekken zitten dichter bij elkaar en kunnen makkelijk worden afgewisseld. Hierdoor ontstaat precies de dynamiek waar behoefte aan was!
Kees Stunnenberg, directeur SSH&: “Aestate heeft ons geholpen door naast het in kaart brengen van alle wensen van medewerkers, een activiteitenplan te maken. Een vlekkenplan dat de activiteiten van medewerkers in beeld bracht en relaties liet zien. Hierdoor kwamen we los van de bestaande indeling en posities van de afdelingen. De nieuwe inrichting werd meer functie- dan afdelingsgericht, waarbij ontmoeten centraal kwam te staan.
Aestate is een fijn team om mee te werken. De combinatie van een persoonlijke klik en hun deskundigheid maakte het een mooi project om samen te doen.”
Meer informatie?
Neem voor meer informatie over dit project contact op met Jackie de Vries via 030 – 637 63 77 of via een e-mail naar jdevries@aestate.nl
Intensieve samenwerking basis voor succesvol werkplekconcept
Jackie de Vries
Senior adviseur