Wat betekenen deze congresinzichten voor het sturen op onderwijshuisvesting? We verbinden de lessen uit de wetenschap met onze praktijk aan de hand van vier onderwerpen: definities, doelstellingen, data en monitoren.
Met name bezetting en benutting waren belangrijke onderwerpen op het congres. Meters die je niet gebruikt, zijn per definitie te duur. Maar kan je ze afstoten? En wat levert het sturen op efficiëntie op? Draagt het bij aan het welzijn van studenten en medewerkers? Heeft de coronapandemie ons niet juist geleerd hoe belangrijk ontmoeting is voor het leren en onderzoeken van studenten?
Jackie blikt terug en vertelt:
“Een snelle poll onder deelnemers liet zien dat 85% zich aan het oriënteren is en dat een van de belangrijkste barrières de versnippering van kennis en kunde binnen de onderwijsinstelling is. Wie is nu trekker: automatisering of vastgoedmanagement? Andere barrières die genoemd werden zijn het ontbreken van kennis en kunde binnen de organisatie om met een smart building te werken en de kwaliteit van de data.”
Sturen met data op onderwijshuisvesting
Definities: wees helder over wat je meet
Doelstellingen: wat wil je ermee bereiken?
Data: benut de informatie die er al is
Monitoren: sturen met data is geen eenmalige actie
Definities: wees helder over wat je meet
Om te kunnen sturen, moet je weten waarop je wilt sturen en hoe. Bij onderwijshuisvesting hebben we het over m², euro’s en studenten. Maar welke m² bedoelen we: bvo of fno? Alleen onderwijsgerelateerde huisvesting of alle huisvesting? En gaat het om exploitatielasten met of zonder financieringslasten? Hoort schoonmaak erbij? Hoe zit het met de kosten voor CAGS of verduurzaming?
Ook bij studenten zijn er verschillende categorieën: bekostigde en niet-bekostigde studenten, BBL, BOL, LLO en studenten die microcredentials volgen. Welke afbakening je ook kiest, wees helder over hoe je studenten meetelt. Doe je dat op basis van de bekostiging of van het aantal uren dat zij in het gebouw aanwezig zijn?
Doelstellingen: wat wil je ermee bereiken?
Er is veel te meten en er wordt ook veel gemeten. Maar wat wil je ermee bereiken? €/m² en m²/student zijn veelgebruikte kengetallen, maar wat zeggen ze? Dure vierkante meters kunnen veel studenten huisvesten of bijdragen aan het aantrekkingsvermogen van de instelling.
Wat je ook meet, het moet aansluiten bij je ambities en doelstellingen. Eerder vroegen wij een groot aantal vastgoedmanagers waarop zij zouden willen sturen. Zij noemden tevredenheid, de bijdrage aan het onderwijs en efficiënt gebruik. Vervolgens vroegen we wat zij daadwerkelijk meten: m²/student en €/m² (den Heijer, 2021). Daarmee krijgen zij dus niet het inzicht dat zij zouden willen hebben.
Data: benut de informatie die er al is
Binnen veel instellingen is meer informatie beschikbaar dan er nu wordt gebruikt. Informatie kan uit verschillende systemen worden opgehaald en gekoppeld. Denk aan personentellers, paslezers, wifiverbindingen, CAGS, energiemonitoringssystemen en CO₂-metingen. Daarnaast zijn er roostersystemen en FMIS-systemen.
Wat al beschikbaar is, hoef je niet opnieuw te verzamelen. Het is wel belangrijk om de data te koppelen. Daarmee help je fouten en dubbele registraties te voorkomen.
Uit de praktijk blijkt dat binnen instellingen veel verschillende bronnen worden gebruikt die ook niet allemaal even up to date zijn. Daarnaast blijkt dat er ook nog wel eens verschil in interpretatie van de data zit. Discussies gaan dan onnodig over m2 die wel of niet meetellen, wanden die weggehaald zijn en ruimten die voor een andere activiteit gebruikt worden dan waar ze voor gemaakt zijn.
Monitoren: sturen met data is geen eenmalige actie
Als instelling wil je dat huisvesting bijdraagt aan je doelstellingen en past bij je eigenheid. Elke instelling heeft eigen doelstellingen. Kopiëren wat een andere instelling doet, is daarom niet per se de beste keuze. Bovendien kunnen doelstellingen met elkaar botsen. De vastgoedportefeuille van een instelling die inzet op efficiëntie ziet er anders uit dan die van een instelling die inzet op samenwerking met de branche. Ook maatwerkonderwijs en flexibilisering stellen andere eisen aan de portefeuille dan innovatie en vakmanschap.
Indicatoren krijgen betekenis als je naar de ontwikkeling kijkt (de Vries, 2007). Zie je verbetering of verandering? En wat betekenen ontwikkelingen in de omgeving of het onderwijs voor de interpretatie van die indicatoren?
De rode draad: meer meten is niet hetzelfde als beter sturen. Daarvoor zijn heldere definities nodig, indicatoren die aansluiten bij je doelstellingen, betrouwbare gegevens en aandacht voor de ontwikkeling in de tijd. Pas in die samenhang krijgen cijfers betekenis voor je onderwijshuisvesting.
Terug naar de herfstvakantie
“We gingen van Amsterdam via Barcelona naar Manchester. We hadden twee dagen prachtig weer en vier dagen regen, twee keer twee uur vertraging en file onderweg naar de luchthaven. We aten lokale gerechten, zwommen en wandelden. Het congres duurde twee lange, volle dagen met veel lezingen en nieuwe connecties. Was onze herfstvakantie geslaagd? Deze keer wel, want het ging om het congres. Volgend jaar doen we het rustiger aan en blijven we gewoon in Nederland.”
Referenties
den Heijer, A. C. (2021). Campus of the future: Managing a matter of solid, liquid and gas. Delft University of Technology.
de Vries, JC. (2007). Presteren door vastgoed. [Dissertation (TU Delft), Delft University of Technology]. Eburon Academic Publishers.
Een herfstvakantie in Manchester vol nieuwe wetenschappelijke inzichten en studies…
Jackie de Vries
Directeur / Senior adviseur