“Wat doen we met de locatie Hilversum?”, was de vraag die in 2004 gesteld werd door het CvB van de HKU, Hogeschool voor de Kunsten in Utrecht. Met deze vraag startte het programma herhuisvesting. Dit programma wordt in 2017 afgerond met de ingebruikname van het pand Molenburg. Aestate heeft samen met de HKU gewerkt aan de realisatie van een stadscampus waar onderwijs– en onderzoeksactiviteiten geconcentreerd konden worden.

De Pastoe fabriek vormde daarbij een voedingsbodem waarin onderzoek, onderwijs en bedrijvigheid elkaar inspireren en aanvullen.

Los ook mijn vraagstuk op!

Logo-HKU
aestate_Werkplekconcepten

Factsheet

gebouwCampusontwikkeling
jaarAfronding 2017
personasOpdrachtgever: Hogeschool voor de Kunsten Utrecht
oppervlakGebiedsontwikkeling als creatieve hotspot

Campusvisie

Hogeschool voor de Kunsten (HKU) is toekomst- en vernieuwingsgericht en gelooft in het belang van verbindingen tussen artistieke en creatieve processen en andere werkgebieden, disciplines en hybride beroepspraktijken. HKU wil haar studenten en medewerkers een stimulerende en ondersteunende leeromgeving bieden. In het instellingsplan 2013-2018 ambieert HKU een op kwaliteitsverbetering en continuïteit gericht huisvestingsconcept en actueel voorzieningenniveau.

Samen met de directeuren heeft Aestate een campusvisie opgesteld. Uitgangspunten waren: de stad als podium, delen van hoogwaardige voorzieningen en streven naar synergie. Nieuwe verbindingen, nieuwe toepassingen, nieuwe voorzieningen.

Van visie naar huisvestingsconcept

Met de herhuisvesting streeft de HKU naar flexibele en toekomstvaste gebouwen. Om dit te bewerkstelligen, is door Aestate in samenwerking met de schooldirecteuren een huisvestingsconcept ontwikkeld waarin scholen een eigen thuisbasis hebben en zoveel mogelijk gezamenlijk gebruik maken van ruimten, voorzieningen en faciliteiten. Dit verhoogt de flexibiliteit en faciliteert verbindingen.

Het doel van de nieuwe huisvesting is:

  • scholen meer gezamenlijke ruimten laten gebruiken
  • meer voorzieningen worden gedeeld
  • gebouwen worden ruimtelijk en functioneel verbeterd
  • er zijn goed geoutilleerde werkplaatsen en voorzieningen voor onderzoek voor de ontwikkeling van nieuwe technieken en toepassingen.

Het nieuwe huisvestingsconcept heeft impact op het gebruik en de ordening van ruimten binnen de panden. De herhuisvesting is dan ook sterk verweven met het roosterproces en de gebruikers. Fysieke omgeving, organisatie en gedrag komen hierin samen.

Strategisch Huisvestingsplan

Om haar ambities waar te kunnen maken, streeft de HKU naar een op kwaliteitsverbetering en continuïteit gericht huisvestingsconcept en actueel voorzieningenniveau. In samenspraak met diverse betrokkenen bracht Aestate in kaart hoe de huisvesting eruit zou moeten zien. Ook beschreven we de bestaande portefeuille met onder andere functionele en financiële criteria als toetsingskader. Door de bestaande portefeuille te confronteren met de beoogde kwaliteit, werd duidelijk welke panden aangehouden, afgestoten en verbeterd moeten worden.

Dit heeft invloed op de te huisvesten organisatieonderdelen. Samen met de schooldirecteuren bepaalden we op inhoudelijke gronden welke scholen waar komen te zitten. Daarna stelden we een lange termijn huisvestingsplan op: ‘basisroute herhuisvesting’. Dit deden we aan de hand van de benodigde ingrepen, aflopende huurcontracten en een tijdspad voor het aantrekken van nieuwe locaties. Het plan geeft aan welk organisatieonderdeel in welk gebouw gehuisvest wordt, wanneer de verschuivingen plaatsvinden, welke ingrepen nodig zijn en wat het financiële kader is waarbinnen de herhuisvesting plaats moet vinden.

Culturele hotspot: Pastoefabriek

Het aantrekken van een nieuw pand is niet geregeld met het uitzetten van een zoekactie en het ondertekenen van een huurovereenkomst. Ook hierbij geldt dat het formuleren van de vraag en dus ook de intentie van de huurovereenkomst moet aansluiten bij visie van een organisatie en de bedrijfsvoering.

De eigenaren van de Pastoefabriek wilden een culturele hotspot ontwikkelen in de wijk Rotsoord. De ambities van de HKU sloten hier naadloos bij aan. Het resultaat is een Multi tenant gebouw met onderwijs en bijpassende bedrijvigheid. De komst van de HKU naar de Pastoefabriek heeft als katalysator gewerkt. Een deel van de beschikbare ruimte wordt ingezet voor incubators vanuit de HKU. De overige huurders zijn bestaande bedrijven op het gebied van onder meer vormgeving, architectuur, (digitaal) ontwerpen, reclame en communicatie. Om de interactie tussen de huurders te stimuleren is er een gezamenlijk restaurant.

Financieel kader

Belangrijk bij een meerjarig huisvestingstraject is de financiële bewaking. Het financiële kader van de herhuisvesting is gebaseerd op een globale raming aan de hand van de ingrepen in relatie tot de beschikbare jaarlijkse budgetten (wat kan en wil de HKU betalen?). Vanuit het totale financiële meerjaren perspectief stelden we per gebouw een detailbegroting op als basis voor verdere uitwerking.

De begrotingen zijn in de tijd uitgezet in een cashflowplanning. Dit biedt inzicht in de benodigde investeringen, beschikbare budgetten en jaarlasten. Hierdoor blijven de kaders van het programma herhuisvesting gewaarborgd. Ook kunnen eventuele mee- of tegenvallers in het financiële kader verwerkt worden. Om te kunnen beoordelen in het totale investeringsprogramma en het jaarlijkse budget.

 

Vlekkenplan

De basisroute (huisvestingsplan) geeft aan welke organisatie onderdelen in welk gebouw komen. Samen met direct betrokkenen is op gebouwniveau een vlekkenplan, inpassingsplan en inrichtingsplan opgesteld. Elk plan is afgerond met een financiële doorrekening. Het vlekkenplan geeft aan waar welke functies gehuisvest gaan worden. Deze ordening komt voort uit de optimale logistieke lijn, maar ook vauit bestaande gebouwen en voorzieningen.

Het ontwikkelde huisvestingsconcept van de thuisbasis is leidend bij het opstellen van het vlekkenplan. Zodra dit was vastgesteld, werd op ruimteniveau een inpassing gedaan van functiesoorten en afmetingen. Met het inpassingsplan kan een conceptrooster opgesteld worden. Hierdoor wordt duidelijk of alle onderwijs– en onderzoeksactiviteiten daadwerkelijk passen.

De laatste fase is het inrichtingsplan. Hierin is op ruimteniveau beschreven waar de inrichting van de ruimte uit bestaat. Dit inrichtingsplan wordt gebruikt om de verhuizing aan te sturen.

Programma van Eisen en ruimteboek

In de totale herhuisvesting blijft een aantal functies gehandhaafd of kunnen uitgewisseld worden. Voor andere functies is dat niet van toepassing. Hiervoor wordt binnen het concept een Programma van Eisen opgesteld per gebouw.

Binnen het programma herhuisvesting zijn algemene technisch en ruimtelijk functionele Programma’s van Eisen opgesteld voor de ruimtesoorten, zoals diverse onderwijsruimten, geluidsstudio’s, werkplaatsen, ateliers en ondersteunende ruimten. Bij het verder uitwerken van de Programma’s van Eisen voor de faculteiten en ondersteunende diensten is hiervan gebruik gemaakt.

Het algemene Programma van Eisen is verwoord in een ruimteboek. Dit geeft per ruimtesoort de standaardfunctie, afmeting, afwerking, inrichting en voorzieningen aan. Door het ruimteboek te gebruiken binnen alle gebouwen van de HKU ontstaat een mate van standaardisatie die het gezamenlijk gebruik van ruimten ten goede komt. Een instructiezaal is namelijk overal gelijk. Het ruimteboek is ook gebruikt om de ingrepen per ruimte vast te kunnen stellen. Door de bestaande situatie te vergelijken met de eisen, wordt direct duidelijk wat er nog moet gebeuren.

Projectmanagement LEAN en BIM

Voor alle projecten geldt dat deze middels de LEAN methodiek zijn uitgevoerd. Deze methodiek is gericht op het voorkomen van verspillingen, het terugbrengen van het aantal fouten en het creëren van draagvlak door verantwoordelijke partijen direct en intensief te betrekken. Te werken vanuit activiteiten en processen. De direct betrokkenen maakten samen een optimale planning.

Daarnaast is voor de realisatie van het hoogwaardige studiocomplex gewerkt met het BIM model als informatiedrager. Voor ontwerp en realisatie is een design & build opgave in het bouwteam uitgezet, op basis van het technisch PvE met een financieel plafond. De selectie vond plaats aan de hand van door de inschrijvers voorgestelde optimalisaties.

Daarna is volgens LEAN principes het complex samen met een gebruikersvertegenwoordiging uitgewerkt in een 3d ontwerp. Het 3D BIM model is gedurende de bouw de enige informatiedrager geweest voor zowel de bouwkundige als installatietechnisch uitwerking. En communicatiemiddel naar de gebruikers en opdrachtgever.

Ontwikkeling Facilitaire organisatie

Om de herhuisvesting en de gemaakte keuzes te verankeren in de organisatie is het hele programma uitgevoerd in nauwe samenwerking met de afdeling Facilitaire Zaken & Huisvesting. De organisatie van de HKU is sinds 2014 sterk in beweging. Zo is er een scheiding tussen het onderwijs en ondersteuning ingevoerd. Ook is een centrale afdeling Facilitaire Zaken & Huisvesting (FZH) opgericht.

Aestate was verantwoordelijk voor de programmatische aansturing van de herhuisvesting en coaching van de afdeling FZH. Met de uitvoering van het programma herhuisvesting werd duidelijk welke keuzes er waren ten aanzien van verantwoordelijkheden tussen Locatiemanagement en Facilitaire zaken en Huisvesting. Veiligheid, arbo en milieu-zaken waren, net als het uitzetten van aanbesteding van o.a. onderhoudswerkzaamheden, catering en BHV, ondergebracht bij FZH. Locatiemanagement leverde de vraag en input om de werkzaamheden uit te zetten.

Door op deze manier te werken blijven de uitgangspunten van het huisvestingsconcept gewaarborgd en ontstaat tegelijkertijd kennis en deskundigheid op een centraal punt binnen de organisatie.

Meer informatie?

Neem voor meer informatie over deze huisvestingsvraag of campusontwikkeling contact op met Daniël Koningen via 030 – 637 63 77 of stuur een e-mail naar dkoningen@aestate.nl

Uitgevoerd door:

Daniël Koningen

Directeur / Senior adviseur

030 - 637 63 77

Specialist Daniel Koningen

Voor dit project uitgevoerde diensten

logo HKU
Vertalen van stadscampus ambitie in strategisch huisvestingsplan

Lars

Adviseur