Nieuws / 3 februari 2023
Weet je nog dat wij bezig zijn met de uitrol van de huisvestingsvisie binnen Gemeente Voorne aan Zee? Een belangrijk onderdeel van dit traject is de gebruikersbegeleiding en teamvorming. Wij vinden het belangrijk om de medewerkers zoveel mogelijk te betrekken bij het uitrollen van de huisvestingsvisie. Zo wordt het een gezamenlijk project en is er veel draagvlak voor de nieuwe werkomgeving en hoe deze gebruikt wordt.
Samen met gemeente Voorne aan Zee werken wij aan een toekomstige huisvesting waarin alle medewerkers zich thuis gaan voelen. De uitrol van de huisvestingsvisie is in volle gang. De fusie is inmiddels gepasseerd en op dit moment vinden de verbouwingen in het gemeentehuis plaats. Maar om ervoor te zorgen dat die werkomgeving na verbouwing ook goed gebruikt wordt is het belangrijk om toe te werken naar een nieuwe set normen, waarden en afspraken. Van drie culturen naar één nieuwe Voorne aan Zee organisatiecultuur. Dit sluit mooi aan bij de fase waarin de organisatie zich bevindt: alle afdelingen en teams zijn druk bezig met kennismaken en het schrijven en harmoniseren van processen en beleid. Hoe dragen wij daar aan bij?
‘Werken bij Gemeente Voorne aan Zee’: de organisatiebrede uitgangspunten
‘Elkaar een prettige werkplek gunnen’ klinkt vanzelfsprekend, maar hoe laat je zo’n motto slagen? Hier liggen meerdere uitgangspunten aan ten grondslag.
Afgelopen november zijn we met een diverse klankbordgroep bijeengekomen. Door middel van stellingen zijn we in discussie gegaan over hoe men tegen bepaalde situaties aankijkt. Hieruit zijn 8 organisatiebrede uitgangspunten geformuleerd. Deze uitgangspunten vormen de basis voor de afspraken die op teamniveau worden gemaakt.
Wat betekenen deze afspraken voor onze afdeling?
De organisatiebrede uitgangspunten dienen als basis voor afspraken die op teamniveau worden gemaakt. “Hoe geven wij als afdeling concrete invulling aan deze uitgangspunten zodat we prettig kunnen (samen)werken?”. Hiervoor organiseren wij per afdeling drie sessies: afspraken maken, implementeren, evalueren. De helft van de afdelingen heeft de eerste sessie inmiddels achter de rug.
Die sessie staat in het teken van het verkennen van de organisatiebrede afspraken en hoe deze afdelingsspecifiek worden geconcretiseerd. Tijdens deze sessie zijn meerdere werkvormen gehanteerd, zoals ‘petje op – petje af’, speeddaten met ABC vragen, een groepsopdracht en een pitch. We sluiten af met het samenvatten van alle afspraken en acties. Met sommige afspraken kan iedereen morgen al aan de slag, sommige thema’s vragen nog meer afstemming. Naast het inhoudelijke gesprek blijkt deze bijeenkomst ook heel goed te werken als informele kennismaking met alle collega’s. Een wat afwachtende houding bij binnenkomst, maar na twee uur krijgen we veel positieve feedback en loopt iedereen vrolijk richting de lunch of borrel.
Housewarming
Tijdens de tweede sessie staat het uitpakken op de definitieve werkplek centraal. Dit is ook het moment waarop de medewerkers de afspraken over activiteit gerelateerd (hybride) werken kunnen gaan toepassen in een werkomgeving die er goed op is ingericht.
Een succesfactor om dit in de praktijk te laten slagen is het creëren van identiteit op een herkenbaar ‘honk’ per afdeling. Waarom? In het concept van activiteit gerelateerd werken hebben medewerkers geen vaste werkplekmeer waar ze hun persoonlijke spullen kwijt kunnen. Maar dat mag niet betekenen dat men zich ontheemd voelt in het gemeentehuis en collega’s niet meer kan vinden. Om deze reden is het belangrijk om zowel voor het individu als het team en de afdeling de eigen identiteit wel een plek te geven. Waar staat de afdeling voor en welk gevoel of welke sfeer willen wij uitstralen? Tijdens deze sessie gaan we op creatieve wijze met elkaar aan de slag om deze identiteit vorm te geven en toe te voegen aan de huisvesting.
Evalueren en blijven verbeteren!
Na een aantal maanden hebben de medewerkers de nieuwe werkomgeving kunnen ervaren, hebben ze als team samengewerkt én ervaring opgedaan met het werken volgens de opgestelde uitgangspunten. Dit is een goed moment voor een evaluatie. Met de uitkomsten van deze evaluatie kunnen verbeteringen worden gedaan in de werkomgeving, om zo de “kinderziektes” weg te nemen. Hier kunnen nog aandachtspunten naar voren komen die de medewerkers op weg kunnen helpen naar een nog fijnere manier van werken.
Vanuit Aestate hebben verschillende adviseurs samengewerkt met de gemeentelijke organisatie om de uitrol van het huisvestingsconcept tot een succes te maken. Rein Verhoeven heeft zich onmisbaar gemaakt in zijn rol in de uitvoering en verhuizing. Tessa Butter en Pity Jongens hebben veel geadviseerd, gepresenteerd en uitgewerkt op gebied van de huisvestingsvisie, het werkplekconcept, ontwerp en indeling, besluitvorming en communicatie. En Yvonne Janse heeft samen met junior collega’s Marlijn en Abel de sessies met de afdelingen geleid.